Hoe incasso en debiteuren werken
Hoe openstaande verkoopfacturen debiteuren worden, hoe herinneringen en betaallinks innen, en wat een agent mag versturen.
Een debiteurenpost is geld dat een klant nog schuldig is op een verkoopfactuur die is afgesloten en nog niet volledig betaald. FinBaze houdt die lijst bij op de factuur, op Rapportages → Debiteuren, en in de liquiditeitsprognose als verwachte inkomsten.
Waar het openstaande bedrag staat#
- Verkoopfacturen — de factuur toont wat er nog openstaat na gekoppelde betalingen.
- Rapportages → Debiteuren — openstaand bedrag per klant op een datum, met vervaldatum en dagen te laat. Zie Zien wie nog moet betalen.
- Relaties → de klant → Betalingsgeschiedenis — hoeveel dagen deze klant meestal doet over betalen, zodra minstens drie facturen volledig betaald zijn. De liquiditeitsprognose gebruikt dat getal, daarna het bedrijfsgetal, daarna de vervaldatum. Zie Zien hoe snel een klant betaalt.
Een betaalde factuur blijft op het debiteurenrapport tot de betaling is gekoppeld. Controleer Bank of de betalingen op de factuur.
Hoe innen verloopt#
Jij stuurt een herinnering. Open de te late factuur of Herinneringen, maak de fase aan en verstuur hem. Kosten en rente volgen Instellingen → Herinneringsinstellingen. Zie Een betalingsherinnering versturen.
FinBaze maakt fasen voor je. Zet Automatische herinneringen aan. Elke fase wacht een aantal dagen na de vervaldatum of na de vorige fase. Automatisch versturen mailt die fase. Uit: de fase wacht op je takenlijst. Zie Automatische herinneringen instellen.
De klant betaalt vanaf de factuur. Met online betalingen ingesteld, kan de factuurmail een betaallink bevatten. Zie Klanten een factuur online laten betalen.
Een agent stelt herinneringen voor. Installeer Debiteurenopvolging via Agents → Agentcatalogus. Eens per week noemt hij facturen die minstens 14 dagen te laat zijn (dat kun je wijzigen), slaat kleine bedragen, recente herinneringen en facturen waarvan de notities een betalingsregeling noemen over, en stelt één herinnering tegelijk voor, oudste eerst. Elke herinnering heeft je akkoord nodig, omdat hij de klant mailt. De agent kan niet op Zelfstandig. Zie Een catalogusagent installeren.
Wat gebeurt er daarna?#
Gekoppelde betalingen verlagen het openstaande bedrag en vallen van het debiteurenrapport af. De liquiditeitsprognose zet een openstaande factuur in de maand waarin die klant meestal betaalt, niet strikt in de vervalmaand. Abonnementen die nog lopen zijn ook verwachte inkomsten. Ze zijn geen tweede kopie van een factuur die al bestaat.
Veelgestelde vragen#
Verandert een herinnering de factuur?
Nee. Een herinnering sluiten laat de openstaande facturen zoals ze zijn. De klant is de factuur nog schuldig.
Kan de agent klanten mailen zonder mij?
Nee. Een herinnering versturen wacht altijd op akkoord, welke zelfstandigheid je ook kiest bij andere agents.