Een controle-automatisering instellen

Een controle-automatisering start een agent die alleen leest, en stuurt je daarna wat hij vond. Gebruik hem voor een wekelijkse ronde langs onverwerkte bankregels, mogelijke dubbele inkoopfacturen, conceptfacturen en winst-en-verliesregels die opvallen. Hij boekt, dient niet in en betaalt niet.

De controle elke week starten#

1. Open Instellingen → Automatiseringen → Nieuwe automatisering.
2. Noem hem Wekelijkse boekcontrole en laat hem aan.
3. Zet de trigger op Schema. Kies een ochtend op een weekdag en de juiste tijdzone.
4. Voeg de actie Agenttaak starten toe.
   • Taaktitel: Wekelijkse boekcontrole
   • Doel: Controleer de boeken van de laatste 7 dagen. Noem onverwerkte bankregels, inkoopfacturen die dezelfde leverancier en hetzelfde factuurnummer delen, verkoop- en inkoopfacturen die nog concept zijn, en winst-en-verliesregels die opvallen tegen de recente maanden. Wijzig niets. Eindig met een checklist: wat te controleren, waar in FinBaze, en het bedrag.
   • Zelfstandigheid: Alleen lezen: bekijken en rapporteren
   • Laat het creditbudget leeg voor de standaard, of stel een limiet in.
   • Laat Trigger payload als context meesturen uit. Een schema heeft niets bruikbaars om mee te sturen.
5. Verbind de trigger met de actie en sla op.

De automatiseringsrun is klaar zodra de taak in de wachtrij staat. De agent werkt daarna verder. Open Agents → Bezig om hem te volgen.

De bevindingen mailen#

1. Maak een tweede automatisering, bijvoorbeeld Wekelijkse boekcontrole mailen.
2. Zet de trigger op Event → Agenttaak afgerond.
3. Voeg een voorwaarde toe: Taaktitel is gelijk aan Wekelijkse boekcontrole, en Uitkomst is gelijk aan Gelukt. Maak een aparte automatisering op Agenttaak mislukt als je ook een mail wilt wanneer de controle stopt.
4. Voeg E-mail versturen toe naar Kantoor- / profielleden. Tekst:

{{agent_task.summary}}

5. Sla op en zet hem aan.

Zet Agenttaak starten niet op Agenttaak afgerond voor hetzelfde doel. Een afgeronde taak kan een volgende taak starten, en die keten stopt na een paar stappen.

Wat je naloopt#

Open de taak onder Agents → Klaar. Alleen lezen betekent dat de activiteit zoekacties toont, geen aanmaak of wijzigingen. Als je hetzelfde doel later op Onder toezicht of Zelfstandig zet, keur je elke wijziging op de taak goed. Aangiftes, betalingen, berichten aan klanten en het sluiten van een periode wachten nog steeds op jou. Die wijzigingen, als je ze goedkeurt, staan in Instellingen → Auditlog onder de persoon die de automatisering heeft gemaakt.

Kies Opslaan als agent op een afgeronde taak als je deze controle in Agentcatalogus → Opgeslagen agents wilt, met een eigen schema, in plaats van de automatiseringsactie.

Wat gebeurt er daarna?#

Op de weekdagochtend die je koos, komt er een nieuwe taak in de wachtrij. De e-mail komt nadat de agent klaar is, met de checklist in de tekst. Wijs elk punt af of los het op in de boeken. De automatisering ruimt waarschuwingen op Taken niet voor je op.

Veelgestelde vragen#

Gerelateerde artikelen#

• Hoe zelfstandige agents werken
• Een agent starten vanuit een automatisering
• Hoe dubbele detectie werkt
• Het auditlog bekijken
• Achtergrondcontroles