Hoe dubbele detectie werkt
Wanneer FinBaze een inkoopfactuur als duplicaat, ongebruikelijk bedrag of nieuw leveranciers-IBAN ziet.
FinBaze AI vergelijkt een inkoopfactuur met eerdere facturen en bankrekeningen van die leverancier. Een treffer wordt een waarschuwing op de factuur en op Taken. De controle verwijdert de factuur niet, boekt hem niet en betaalt hem niet.
Dit staat aan voor bedrijven waarvan het abonnement de AI-assistent bevat (Basic en hoger).
Hetzelfde factuurnummer#
Een inkoopfactuur is een mogelijk duplicaat als een andere inkoopfactuur van dezelfde leverancier het zelfde factuurnummer heeft, na het weghalen van spaties aan de randen. Verschillende leveranciers mogen hetzelfde nummer gebruiken. Een leeg factuurnummer wordt niet vergeleken.
De waarschuwing noemt hoeveel andere facturen dat nummer delen. Open ze en houd er één.
Ongebruikelijk bedrag#
Het bedrag is ongebruikelijk hoog als dit allemaal waar is:
- Deze leverancier heeft minstens drie eerdere facturen met een bedrag.
- Het bedrag van deze factuur is minstens twee keer het middelste van die bedragen.
Eén grote factuur in een korte historie tikt de controle niet aan tot er drie bedragen zijn om te vergelijken. De waarschuwing wijzigt het bedrag niet.
Nieuw IBAN van de leverancier#
De controle kijkt naar bankrekeningen die bij die leverancier zijn opgeslagen. Hij waarschuwt als de leverancier minstens twee verschillende IBAN’s heeft en de nieuwste binnen ongeveer 48 uur van de controle is toegevoegd. De waarschuwing toont het vorige IBAN en het nieuwe.
Betaalbatches kunnen je vragen een factuur te bevestigen die nog een open IBAN-waarschuwing heeft. Het bankrekeningnummer van een leverancier zelf wijzigen is een aparte stap en doet deze controle niet.
Wat dit niet is#
- Duplicaat samenvoegen op een relatie voegt twee relaties samen. Dat is handmatig opruimen, niet deze waarschuwing. Zie Dubbele relaties samenvoegen.
- Een bankafschrift importeren slaat rijen over die al op de rekening staan. Dat is bestandsimport, niet de factuurwaarschuwing.
- Een controle-automatisering kan hetzelfde soort punt in een wekelijkse checklist zetten. Hij vervangt deze waarschuwingen niet, en hij ruimt ze niet op.
Wat gebeurt er daarna?#
Afwijzingen met een reden (geen probleem, bekende wijziging, onjuist) blijven bewaard voor de volgende controle. De waarschuwing blijft staan tot je hem afhandelt. De controle gebruikt AI-credits. Zie AI-gebruik en credits.
Veelgestelde vragen#
Twee facturen hebben hetzelfde bedrag maar verschillende nummers.
Dat is op deze controle geen duplicaat. Het nummer en de leverancier moeten overeenkomen. Een groot bedrag kan nog wel een waarschuwing voor een ongebruikelijk bedrag zijn.
Geldt dit voor verkoopfacturen?
De waarschuwingen voor duplicaat, ongebruikelijk bedrag en IBAN zijn voor inkoopfacturen.