Maandafsluiting automatiseren

Maandafsluiting controleren leest vorige maand en geeft een checklist terug: nog niet afgeronde facturen en betalingen, onverwerkte bankregels, openstaande documentverzoeken, en winst-en-verliesregels die meer afwijken dan de drempel die je instelt. Jij sluit de periode. De agent kan dat niet.

De afsluitcontrole installeren#

1. Open Agents → Agentcatalogus.
2. Open onder Voor je bedrijf Maandafsluiting controleren.
3. Kies Installeren.
4. Zet bij Instellingen Verschillen markeren boven (%). De standaard is 40. Een kosten- of omzetregel die meer dan dat afwijkt van het gemiddelde van de drie maanden ervoor wordt genoemd. Negatieve omzet en een vraagrekening die niet op nul staat, worden ook genoemd.
5. Houd bij Schema Op een schema en Elke 3e van de maand om 07:50 aan, of kies een ander moment. De controle kijkt naar vorige maand, dus een paar dagen in de nieuwe maand is het bruikbare venster.
6. Bij Autonomie en budget is het enige niveau Alleen lezen. Stel een creditlimiet in als je die wilt. Deze agent heeft geen acties die je vooraf kunt toestaan.
7. Kies Agent installeren en laat hem Aan.

Kies één keer Nu draaien om een checklist te zien vóór de eerste geplande ochtend.

De checklist mailen als hij klaar is#

De catalogusagent draait al zelf. Voeg alleen een automatisering toe als iemand het geschreven resultaat per e-mail moet krijgen.

1. Open Instellingen → Automatiseringen → Nieuwe automatisering.
2. Geef een naam, bijvoorbeeld Maandafsluiting mailen.
3. Zet de trigger op Event en kies Agenttaak afgerond.
4. Voeg een voorwaarde toe: Taaktitel bevat Maandafsluiting controleren.
5. Voeg E-mail versturen toe. Stuur naar Kantoor- / profielleden. Zet {{agent_task.summary}} in de tekst, zodat de e-mail de checklist bevat.
6. Sla op en laat de automatisering aan.

Open Runs na de volgende controle. De e-mailstap gebruikt de samenvatting van de afgeronde taak. Hij sluit de periode niet.

De periode sluiten#

1. Open de afgeronde taak onder Agents → Klaar en werk de checklist af.
2. Rond de facturen en betalingen af die hij noemt.
3. Open Instellingen → Boekjaren, open het jaar en kies Afsluiten bij die periode.
4. Los op wat FinBaze nog noemt, en bevestig Periode afsluiten.

Een periode sluiten of heropenen heeft altijd een persoon nodig, ook als een andere agent op Zelfstandig draait.

Wat gebeurt er daarna?#

Op de 3e van elke maand zet de agent een alleen-lezen-taak in de wachtrij. Als de maand klaar is, zegt het resultaat dat. Zo niet, dan staat de checklist op impact, met het bedrag en waar je het oplost. Heropen een periode later vanaf hetzelfde boekjaarscherm als dat nodig is.

Veelgestelde vragen#

Gerelateerde artikelen#

• Een catalogusagent installeren
• Een boekjaar aanmaken of afsluiten
• Een agent starten vanuit een automatisering
• Een uitvoering van een automatisering bekijken