Organisatie-mailboxen koppelen voor facturen
Koppel team-inboxes zodat factuurmails naar het juiste bedrijf in je organisatiegroep gaan.
Koppel gedeelde of persoonlijke inboxes op organisatieniveau. FinBaze probeert elke factuurmail aan een gekoppeld bedrijf te koppelen en verwerkt die als inkoopfactuur.
Stappen#
- Open de organisatie → Instellingen → Mailboxen.
- Koppel Gmail, Outlook of IMAP voor elke inbox die je wilt scannen.
- Laat scannen aanstaan. Alleen nieuwe mail na het koppelen telt.
- Als een e-mail factuur-trefwoorden én een PDF-/afbeeldingsbijlage heeft, kiest FinBaze het best passende gekoppelde bedrijf.
- Als er geen bedrijf gevonden wordt, komt het document in de organisatiedocumenten voor handmatige toewijzing.
Providers#
Zelfde opties als bij bedrijfsmailboxen: Gmail, Outlook / Microsoft 365, of IMAP (vaak met een app-wachtwoord).
Wat gebeurt er daarna#
Gekoppelde facturen verschijnen bij de inkoopdocumenten van het bedrijf. Niet-gekoppelde items blijven in de organisatiedocumenten tot iemand ze toewijst.
Veelgestelde vragen#
Wie mag een mailbox koppelen?
Elk organisatielid kan de eigen mailbox koppelen. Koppelingen zijn zichtbaar voor de hele organisatie.
Vervangt dit inbound e-mail per bedrijf?
Nee. Bedrijven kunnen nog steeds doorsturen naar een inbound-adres en hun eigen mailboxen koppelen.